Eitkvart idrettslag eller klubb løyser eit hav av ulike oppgåver som til saman skal sikre den daglege drifta samt nå nye mål. Dette inneber ei mengd rutinar og oppgåver som skal ivaretakast om klubben skal fungere tilfredsstillande.
Ein årsplan kan her fungere som ein grunnplan for klubben sitt arbeid i det ein årsplan er eit enkelt og effektivt verktøy som:

• Skaper overblikk
• Fastlegg og viser rutinar
• Avslører spissbelastningsperiodar
• Gir muligheiter for koordinering av oppgåver og aktivitetar
• Er ressursoptimerande
• Ein ypparleg informasjons- og styringsreidskap

Ein årsplan kan slik hjelpe til med å beskrive og systematisere kva for oppgåver som er ryggraden i klubben, kva for leiingsmessige ressursar som krevst, og når desse kreftene skal brukast.
Dessutan vil klubbar som tenkjer langsiktig, ved å forbinde visjonen med det daglege arbeidet, vere langt betre rusta til å få fleire pengar, fleire frivillige, bli meir kjende og ha betre aktivitetar.

Forløpet med å få laga ein klubb sin årsplan kan delast opp i 5 fasar:

1. Finn hovudopgåvene

For å gje eit overblikk over dei overordna oppgåvene i klubben, skal ein starte med å identifisere hovudoppgåvene. Ei hovudoppgåve er dei overordna oppgåvene som klubben har i løpet av året. Dette kan t.d. vere juleavslutning, generalforsamling, kommunikasjon, turneringar, osv.

2. Finn deloppgåvene

Deloppgåvene er dei oppgåvene som tilhøyrer kvar enkelt hovudoppgåve. F.eks. er juleavslutning i desember ei hovudoppgåve,
men invitasjonen som skal sendast ut, maten som skal kjøpast osv., er deloppgåver.

3. Teikne årshjulet

Årshjulet skaper overblikk over når oppgåvene skal utførast i løpet av året. Årshjulet gir på same måte eit overblikk over hovudoppgåver, deloppgåvene og kan vere eit hjelpeverktøy i fordelinga av dei ulike oppgåvene.
Teikne eit hjul der dei store hovudoppgåvene vert plasserte utanfor dei månadene der dei skal avviklast. Notér når deloppgåvene skal startast.
Driftsoppgåver som f.eks. oppdatering av heimeside eller sosiale medier skal ikkje plasserast i årshjulet, då desse oppgåvene skal løysast fortløpande.

4. Beskriv og fordel oppgåvene

Årsplanen har skapt eit overblikk over kva for oppgåver som skal utførast og når dei skal utførast. No skal oppgåvene beskrivast og fordelast.
Den ansvarlege for ei oppgåve skal ikkje nødvendigvis utføre oppgåva. Ved å delegere ansvaret ut, ender ikkje alle arbeidsoppgåvene på den same personen.
Vidare skal det utarbeidast ein samla oppgåvebeskrivelse for alle hovud- og deloppgåvene.
Det er viktig å få beskrive oppgåvene sitt innhald for å bli klar over kva oppgåva består av og kor stor oppgåva er.

5. Gjer årshjulet digitalt

Ved å samle årshjulet i eit digitalt system, har ein betre muligheit for å kommunisere klubben sine oppgåver ut til nye og alt eksisterande frivillige. Årshjulet kan plasserast i eit excelark i ein dropbox, i Conventus som ei fil som skal delast eller som eit rekneark i Google Spreedsheet som delast mellom relevante personar.